4. Trabalho Colaborativo

4.1 Receber Processos na Unidade

A tela “Controle de Processos” organiza todos os processos abertos na unidade em dois grupos. O primeiro apresenta os processos recebidos e o segundo apresenta os processos gerados na unidade. O recebimento de processo ocorre quando o usuário clica sobre o registro que aparece em vermelho. O SEI registra automaticamente no andamento do processo a hora, a unidade e o login do usuário que recebeu o processo.

4.2 Atribuir Processos a um Usuário

É possível a atribuição do processo para um usuário específico dentro da unidade, ainda que isso não impeça a edição por outro usuário da mesma unidade.

Os processos atribuídos a uma pessoa aparecem com o devido login em destaque, ao lado do número do processo.

Para efetuar a atribuição, deve-se, clicar na caixa de seleção ao lado do número do processo ou processos a serem atribuídos. Deve ser selecionado o ícone

. Na tela seguinte, deve ser selecionado o nome do destinatário na barra de rolagem do campo “Atribuir para”. As informações devem ser salvas.

Ao se clicar em “Ver processos atribuídos a mim” a tela “Controle de Processos” apresentará apenas os processos atribuídos ao usuário logado:

Caso não haja nenhum processo atribuído ao usuário, a tela não listará nenhum processo. Para voltar à tela anterior, basta clicar em “Ver todos os processos”:

Para saber como está a distribuição dos processos da Unidade para um usuário específico, basta clicar no login do usuário na tela de “Controle de Processos”:

Ainda nesta tela, é possível redistribuir os processos atribuídos ao usuário, ao selecionar a caixa de seleção ao lado dos números dos processos que deverão ser redistribuídos, selecionar um dos usuários disponíveis na barra de rolagem do campo “Atribuir para” e clicando-se no botão “Salvar”.

Embora seja possível atribuir vários processos por vez, só é possível atribuir o processo para um usuário de cada vez.
Processos com o número em vermelho não possuem atribuição porque o sistema não permite que sejam atribuídos processos durante o envio de uma unidade para a outra, exceto, no caso de processos sigilosos.

4.3 Enviar Processos para outra Unidade

Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer aberto na atual. Também pode ser enviado para várias unidades concomitantemente. Desse modo, é possível a edição e verificação de atualizações em mais de uma unidade ao mesmo tempo.

Para efetuar o envio, é necessário clicar no número do processo ou na caixa de seleção ao lado do número. Deve ser selecionado o ícone

. Na tela seguinte, deverão ser informadas as unidades de destino do processo.

Esta tela também disponibiliza as opções: “Manter processo aberto na unidade atual”, “Remover anotação” (permite remover a anotação quando o processo for devolvido), “Enviar e-mail de notificação”(permite enviar um e-mail automático para os e-mails registrados no cadastro das Unidades destinatárias do processo, avisando do envio) e a opção “Retorno programado” (permite atribuir uma data em que o processo deva ser devolvido). Para saber mais sobre retorno programado, consulte: Controle de Prazos ).

Após a seleção das unidades de destino, deve-se clicar em enviar.

É possível enviar vários processos para uma unidade clicando na caixa de seleção ao lado do número dos devidos processos na tela “Controle de Processos” e selecionando o ícone

(na mesma tela). No entanto, o trâmite de vários processos para várias unidades só será possível quando todos os processos se destinarem às mesmas unidades, ou seja, não é possível o trâmite em bloco quando os processos selecionados têm destinos distintos. Nesse caso deverá ser realizado o trâmite individual, ou do conjunto com mesmo destino.

Outras formas que possibilitam a visualização concomitante e continuada de processos em outras unidades sem que seja realizado seu envio são: Bloco de Reunião(tela do processo), o Bloco de Assinaturas(tela do documento) e Acompanhamento Especial.
Ao acessar a tela do processo, é exibida a informação das unidades para as quais o processo está aberto.
A disponibilização de blocos de assinatura, blocos de reunião e o acompanhamento especial não acarreta a abertura dos processos para as respectivas unidades de disponibilização (para saber mais sobre blocos, consulte: Acompanhamento Especial, Blocos Internos, Bloco de Reunião e Assinaturas por Usuários de outras Unidades).

4.4 Grupos de Envio

É facultado às unidades criarem grupos de envio de processos para unidades e entidades, o que viabiliza a criação de conjuntos de destinatários para posterior escolha no envio de processos. Os grupos são disponibilizados por meio do ícone

na tela “Enviar Processo”.

Para criar um grupo, selecione a opção “Grupos de Envio” no menu principal e, na tela seguinte, selecione a opção “Novo”:

Na tela “Novo Grupos de Envio” devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do Grupo”. Logo abaixo há o campo “Unidade”. À medida que forem sendo adicionadas as unidades no grupo, o sistema passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.

Ao clicar no botão “Salvar”, o sistema retorna para a tela “Grupos de Envio”. É possível consultar, editar ou remover os grupos por meio das opções na coluna “Ações”:

Para enviar processos para determinado grupo, basta acessar a tela “Enviar Processo”, selecionar o ícone correspondente ao grupo de envio, selecionar a natureza do grupo: “Institucional” ou “Unidade”, Selecionar uma opção no campo “Grupos” e clicar em “Transportar”.

4.5 Controle de Prazos

A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um processo um prazo para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou regimentais sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério Público e Poder Judiciário).

Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data para devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.

O ícone

“Retorno Programado” fica visível para as unidades de destino do processo. Ao passar o cursor sobre o ícone, ele mostra a data de retorno e a unidade que o definiu.

À medida que o prazo vai diminuindo, o ícone muda de cor, indicando a proximidade do vencimento

A funcionalidade não retira o acesso ao processo caso a demanda não seja atendida no prazo. Ou seja, não trava o trabalho sobre o processo, mas apenas marca e controla prazos: quem demandou processo com prazo para unidade e quem está devendo processos com prazos definidos pela unidade.

Como regra geral, a unidade demandada com prazo em um processo não pode concluí-lo ou enviá-lo para terceiros, exceto se o processo for mantido aberto na unidade atual, podendo, neste caso, inclusive, definir um outro prazo para a unidade destinatária. Ou seja, o SEI também controla prazos “em cascata”.

É possível verificar a relação de controles programados da unidade, por meio da opção “Retorno Programado” no menu principal.

O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados para o dia. No calendário, estarão sinalizados os dias com marcação de retorno, em amarelo as datas a vencer ou que o prazo foi cumprido até a data estabelecida e em vermelho as datas em atraso.

Também é possível navegar nos meses e anos. Para tanto, o usuário deverá clicar nas setas ao lado do ano ou mês.

Abaixo do calendário, há a opção “Ver todo o mês” que mostra os retornos previstos para o mês:

O SEI organiza as informações em dois quadros:

a. “Processos para devolver”: relação de processos enviados por outras unidades com marcação de prazo para a unidade. Aguardam uma ação específica e deverão ser devolvidos dentro do prazo determinado;
b. “Processos aguardando retorno de outras unidades”: relação de processos que a unidade encaminhou com prazo de retorno para outras unidades. Neste quadro também é possível excluir ou prorrogar o prazo originalmente estabelecido para a demanda.

A unidade destinatária de um processo com retorno programado somente pode:

Enviar o processo para a unidade demandante do retorno; ou
Enviar o processo para terceiros, inclusive, podendo também atribuir seu próprio retorno programado, desde que mantenha o processo aberto na própria unidade. Isso possibilita o controle de prazos “em cascata”.

4.6 Inserir Anotações

As anotações (post its)

são de livre preenchimento e uma mesma anotação pode ser inserida em vários processos ao mesmo tempo. Também é possível mudar o nível de prioridade da anotação por meio do ícone

e a cor do símbolo de anotação ficará em vermelho

A anotação só é visível para a unidade geradora. Significa que quando um processo é enviado, de uma unidade para a outra, ela não fica visível até que o processo seja devolvido. Caso não seja desejável que ela volte a aparecer, é necessário selecionar a opção

na tela “Enviar Processo”.

Para inserir a anotação, deve-se clicar na caixa de seleção ao lado no número do processo ou processos que receberão anotações. Ficará visível uma marca de seleção. Deve-se clicar no ícone

. O sistema abrirá a tela de mesmo nome. No campo "Descrição" deverá ser inserido o texto pretendido. Para mudar a cor da anotação, basta clicar na caixa de seleção "Prioridade" abaixo do campo Descrição e salvar informações.

4.7 Ciência

A ciência indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuário, quando não é necessária a assinatura. É muito útil nos casos de envio de documentos circulares ou mesmo em blocos de reunião.

a. Para dar ciência no processo: o usuário deverá selecionar o número do processo e clicar na opçãoda barra de menu do processo;
b. Para dar ciência no documento: o usuário deverá acessar o processo e em seguida selecionar o documento que se pretende. Na barra de menu do documento, clicar na opção.

Ao clicar no ícone

, é possível verificar os usuários que conferiram o documento:

É necessário tomar cuidado para não dar ciência em documentos equivocadamente. O SEI não permite cancelar ou anular a ciência.

Ao atribuir ciência a um documento, automaticamente é atribuída ciência ao respectivo processo.
O quadro com a lista de ciências do processo traz, além das informações das ciências no processo, também as informações dos quadros das listas de ciências de cada documento com descrições detalhadas.
A ciência pode ser atribuída às minutas da própria unidade e às minutas inseridas em um bloco de reunião.