quinta-feira, 17 de maio de 2018

11. Arquivamento

11.1 Arquivamento e Contagem de Temporalidade

No SEI, o arquivamento será realizado de forma lógica, sem a necessidade de distinguir as fases de guarda do processo. Ao finalizar, a instrução de um processo no âmbito de sua atuação, a unidade deverá realizar a operação de conclusão do processo. Quando o processo houver alcançado seu objetivo, ele deverá ser concluído em todas as unidades. A partir de então, a contagem da temporalidade será iniciada para fins arquivísticos.

No âmbito do SEI, a temporalidade corresponde ao prazo em que um processo deverá permanecer concluído em todas as unidades e a devida destinação ao final deste prazo: eliminação ou guarda permanente. Como o sistema não permite o trâmite de documentos avulsos, em regra os documentos assumirão a temporalidade dos processos em que estiverem inseridos (para saber mais sobre exceções a esta regra, consulte: Documentos Gerados no Sistema).

  1. Quaisquer dúvidas ou atividades relacionadas ao arquivamento da via física de documentos deverão ser reportadas à unidade responsável Gestão Documental do Órgão.

11.2 Solicitar Desarquivamento (conferir via física)

As vias físicas (papel) de documentos que forem digitalizadas e importadas para o sistema deverão ser encaminhadas ao Arquivo, com a necessária anotação no canto superior direito do número SEI (protocolo de documento).
Um usuário poderá solicitar o desarquivamento de um documento digitalizado se precisar fazer alguma conferência com o original em papel.
A operação de desarquivamento poderá ser efetuada por meio do ícone, que somente aparece quando o Documento Externo possui via física arquivada em uma unidade de arquivo, ou seja, com localizador atribuído.
Somente estas unidades configuradas com perfil de arquivamento poderão atribuir um localizador a um documento físico.
Ao atribuir um localizador, o sistema automaticamente disponibiliza o íconena tela do documento correspondente:
Selecionando a opção de Desarquivamento, o usuário poderá informar à unidade de arquivamento sobre a necessidade de consulta ao original físico. O sistema exibirá a tela “Solicitar Desarquivamento” que lista os documentos do processo que possuem via física arquivada. O usuário seleciona os documentos de interesse e clica no botão "Solicitar".
Em seguida, o sistema exibirá a mensagem:
O usuário deve procurar a unidade de arquivo correspondente para ter acesso ao documento físico.

SOFTWARE PÚBLICO:  DISPONÍVEL EM: . ACESSO EM 17 MAIO 2018

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